طريقة كتابة خطاب الى مدير         

كتابة خطاب الى مدير

كتابة خطاب الى مدير والذي يكون الاحتياج بشكل خاص، في جهات العمل لاجراء التعاملات، تكون الحاجة إلية كتابة خطاب الى مدير بتقديم شكوى للعمل، أو التقدم بطلب للحصول على موافقة لاجراء خاص بالعمل، أو الحصول على اجازة.

تعريف الخطاب الى مدير

هو شكل من أشكال المراسلة بين الافراد أو المؤسسات، يتم كتابته بشكل موجه وفق سياق منظم ومحدد، تبعا للجهة أو الغرض من كتابته ويكون بمراسلة الفرد للمؤسسة، أو مراسلة المؤسسة للفرد أو فرد لفرد داخل الشركة أو المؤسسة، وكل تلك الانواع تحت بند واحد وهو الخطابات الرسمية الواردة في سياق التعاملات، والاجراءات الخاصة بالعمل ومنها مراسلة أو كتابة الخطاب للمدير، من أحد الافراد العاملين تحت رئاسته.

طريقة كتابة خطاب الى مدير

فليتم كتابة الخطاب بشكل صحيح خاصة الموجه من الفرد للمؤسسة بشكل رسمي، أو للمدير بشكل رسمي خاصة وأن الخطاب الرسمي، لا يحتمل اخطاء للحصول على أفضل النتائج منه وله طريقة محددة ونظام معين، لا يكون بشكل ارتجالي بداية من:

العنوان الرسمي

وتكون في شكل الترويسة الرسمية التي يجب ان تكون مكتوبة في الجانب العلوي من الخطاب، بترتيب سليم أن يكون بالسطر الاول اسم الشارع، وفي السطر الثاني تكون اسم المدينة والرمز البريدي لها، وبالسطر الثالث في جهة اليسار تكون مخصصة لكتابة التاريخ كاملا من اليوم والشهر والسنة ،وبينهم شروط الترقيم المائلة ،ومعهم اسم المؤسسة التابع لها الرد وجهة العمل ليكون العنوان الداخلي.

اقرأ أيضا

خطاب طلب دعم جمعية خيرية

التحية الافتتاحية

يتم ترك سطرين أو ثلاثة أسطر ،ومن ثم نبدأ بالكتابة من أو السطر بالجهة اليمنى بتحية المرسل إليه بصيغة رتبته في العمل ،ففي حال كان المدير كأن تقول معالي المدير ،أو سيادة المدير المحترم، أو استاذنا الفاضل المدير العام ،تحية طيبة وبعد لتقدير الشخص المرسل إليه وتوقيره، والتعبير بسعادة في الكتابة له من خلال الاستهلال بالتحية.

النص الرئيسي

في تلك الخطوة ندخل في صلب الموضوع الذي تم تخصيص الرسالة له، في حالة الشكوى أو قضية معينة يتم الشرح باختصار بشكل مرتب ،وبأسلوب مفهوم وبكلام منمق معبر عن الحالة، تعبيرا سلسا متسم بالموضوعية وعدم التكلف، وترك المسافات بين الكلمات والسهولة في الشرح ،ومعها الخاتمة التي توضح الانتهاء من سرد امر الرسالة، مع كلمات الشكر على سعة الصدر للقراءة ،أو لتفهم الموقف وتكون تفضلوا بقبول وافر الاحترام، أو لكم جزيل الشكر أو مع خالص تحياتي وشكري.

التوقيع من المرسل

لابد من ترك سطرين أو ثلاثة بين النص الرئيسي ،والتوقيع ومن ثم يقوم المرسل بكتابة اسمه كاملا وواضحا ،مع ارفاق التوقيع تحت الاسم، ليكون بذلك الخطاب مكتوبا بشكل سليم وواضح.

نماذج كتابة خطاب الى مدير

النموذج الاول لكتابة خطاب الى مدير

العنوان

السيد المحترم الفاضل مدير/……………………

تحية طيبة وبعد………………………….

معالي المدير المحترم أتقدم لشخصكم الكريم /…………………….سرد موضع الخطاب …………………………………

تفضلوا بقبول فائق الاحترام

الاسم /……………………

التاريخ /…………………

التوقيع/…………….

الطريقة الثانية لكتابة خطاب الى مدير

بسم الله الرحمن الرحيم

التاريخ/…………..

سيادة المدير العام /………………………

اتقدم لسيادتكم بتوضيح أمر المشكلة التي حدثت بقطاع /………………………..سرد الموضوع………………….مع كامل شكري واحترامي.

الراسل/……………….

التوقيع/……….

 

اقرأ أيضا

كيفية كتابة خطاب طلب اجازة زواج بالتفصيل

نصائح في كتابة خطاب الى مدير

– لابد من تجنب العاطفة في سرد الموضوع والاتسام بالموضوعية التامة.

– في حالة الرد على خطاب سابق ارساله إليك لابد من الاشارة إلى تاريخه وموضوعه ورقمه لتوضيح الامر للمستقبل.

– القيام بمراعاة حسن التقسيم للافكار والتسلسل السليم لها، مع الانتقال للافكار بسلاسة وبشكل متتالي وغير مشتت.

– لابد من اختصار ولكن يكون بدون أن يتم من الاخلال بشرح الموضع بشكل صحيح، أو بالمعنى العام للرسالة او الخطاب فكل البراعة تكمن في تلك النقطة.

– تجنب الالفاظ الادبية والابتعاد عن المحسنات البديعية ومظاهر الجمال أو أو الابيات الشعرية.

– الصدق في المعلومات الواردة بالنص الخاص بالخطاب.

– التركيز على الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات والافكار الخاصة به، والايجاز الغير مخل بالمعنى الخاص بالخطاب

– مراعاة الترتيب في الخطاب الرسمي بشكل خاص لانه مقدم بشكل رسمي ويجب المحافظة على السياق الخاص به تماما.

اقرأ أيضا

الخطاب التعريفي وكيفية كتابته وقت التقديم على الوظيفة

أهمية الخطابات الرسمية للمديرين

– تعتبر هي وسيلة الاتصال الهامة بين المؤسسات وبين الافراد والمديرين في المؤسسات.

– تعلم على اختصار الوقت الوجهد  بين مواقع  الجهات الخاصة بالعمل والجهات الخاصة بالمراسلة.

– توصف انها وثيقة ومستند قانوني يمكن استخدامه في حال الحاجة إليه، وتعتمد أيضا في المحاكمات والقضايا القانونية.

– تستخدم في بعض الاحيان كأحد الوسائل الدعاية والاعلان عن أمر يخص الهيئة، أو المؤسسة بشكل خاص للمؤسسات التي تقوم بالنشاطات التجارية.

– وسيلة هامة من وسائل الاتصال والتي تحولت في الفترة الاخيرة لشكل الكتروني، توفيرا أيضا للوقت والمجهود والارسال بشكل لحظي.